Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 6 sierpnia 2026 r.

1. Czego dotyczy ta polityka

Ta polityka dotyczy wyłącznie wersji demonstracyjnej Agenta Serwisowego — czatu technicznego dla instalatorów urządzeń grzewczych, dostępnego pod adresem serwis.cogitusai.com. Odpowiedzi czatu pochodzą z publicznie dostępnej dokumentacji producentów; korzystanie nie wymaga konta ani logowania.

Wdrożenia komercyjne: jeżeli korzystasz z Agenta Serwisowego udostępnionego przez swojego dystrybutora lub pracodawcę, administratorem Twoich danych jest ta firma, przetwarzamy dane w jej imieniu na podstawie umowy powierzenia, a niniejsza polityka nie ma zastosowania — zasady określa administrator.

Polityka prywatności strony cogitusai.com i usługi Agent Ofertowy AI znajduje się tutaj.

2. Administrator danych

Administratorem danych wersji demonstracyjnej jest COGITUS AND MARKETS Krzysztof Zajkowski, ul. Józefa Sierakowskiego 4 lok. 64, 03-712 Warszawa, NIP 5422489902, REGON 141939802. Kontakt w sprawach danych: kris@cogitusai.com.

3. Czat — jakie dane przetwarzamy

Pytania i przebieg rozmowy. Zapisujemy zadane pytania oraz informację, czy udało się na nie odpowiedzieć — żeby rozwijać usługę i wiedzieć, jakich informacji brakuje w dokumentacji. W tych statystykach automatycznie maskujemy adresy e-mail i numery telefonów; traktujemy to jako zabezpieczenie, nie gwarancję.
Osobno przechowujemy zapis rozmowy (Twoje pytania i odpowiedzi agenta) do 30 dni — po to, żeby dało się go wysłać na Twój adres i przekazać do serwisu, gdy o to poprosisz. Ten zapis nie jest maskowany, więc prosimy o niepodawanie w czacie danych osobowych klientów. Nie zapisujemy adresu IP.
Zapisom towarzyszy techniczny identyfikator rozmowy — jeśli podasz nam adres e-mail, pozwala on powiązać pytania z tym adresem, dlatego usunięcie danych obejmuje jedno i drugie.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (rozwijanie usługi) oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO (zapis rozmowy — wykonanie usługi, o którą prosisz).

Zdjęcia. Możesz dołączyć zdjęcie tabliczki znamionowej lub wyświetlacza, żeby agent rozpoznał model i kod błędu. Zdjęć nie przechowujemy — służą wyłącznie do udzielenia odpowiedzi. W zapisie rozmowy zostaje tylko informacja, że zdjęcie było dołączone.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie usługi, o którą prosisz.

Adres e-mail, gdy prosisz o przesłanie rozmowy. Jeśli poprosisz o wysłanie zapisu rozmowy, przetwarzamy podany adres, aby wiadomość wysłać, a także by skontaktować się z Tobą w sprawie Agenta Serwisowego. Adres zapisujemy tylko wtedy, gdy wiadomość faktycznie została nadana. Podanie adresu jest dobrowolne i nie jest warunkiem korzystania z czatu.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO — Twoja zgoda zaznaczona przy polu adresu oraz wykonanie usługi.

Dane kontaktowe przy zgłoszeniu do serwisu. Korzystając z opcji przekazania rozmowy do serwisu, możesz opcjonalnie podać telefon lub e-mail, żebyśmy mogli odpowiedzieć na zgłoszenie. Razem z kontaktem przekazujemy zapis rozmowy. W wersji demonstracyjnej zgłoszenie trafia do Cogitus AI, nie do producenta ani dystrybutora urządzenia — informujemy o tym również w samym czacie.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — obsługa zgłoszenia, o które prosisz.

4. Konto instalatora (opcjonalne)

Z czatu korzystasz bez zakładania konta. Opcjonalnie możesz zalogować się kontem Google lub Microsoft — konto służy do tego, by Twoje rozmowy, protokoły i przypomnienia były dostępne po powrocie, na Twoim koncie i tylko dla Ciebie.

Jakie dane przetwarzamy przy koncie:

• adres e-mail oraz imię i nazwisko z profilu konta Google/Microsoft, nazwę dostawcy logowania i jego techniczny identyfikator konta, a także daty pierwszego i ostatniego logowania;
• treść rozmów z czatem oraz protokoły (uruchomienia, przeglądu) wykonane w czasie, gdy byłeś zalogowany — oznaczone identyfikatorem Twojego konta;
• podpisany, techniczny plik cookie sesji (e-mail, imię, identyfikator konta) — wyłącznie do utrzymania zalogowania.

Jeżeli zalogujesz się w trakcie trwającej rozmowy, do konta zostaje przypisana cała ta rozmowa (także wcześniejsze wiadomości z tej samej przeglądarki).

Czego nie robimy: nie pobieramy zdjęcia profilowego ani żadnych uprawnień do Twojej skrzynki pocztowej (logowanie prosi wyłącznie o podstawowy profil); nie zapisujemy tokenów dostępu do Twojego konta Google/Microsoft; nie łączymy konta z pseudonimowymi statystykami korzystania z czatu; nie wykorzystujemy danych konta do marketingu.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — świadczenie usługi konta, o którą prosisz, logując się.

Przypomnienia mailowe (opcjonalne, tylko na Twoje życzenie)

Jeśli masz konto, możesz włączyć przypomnienia e-mail o zbliżających się terminach: przeglądu urządzenia, kontroli szczelności (termin wyliczany z danych czynnika chłodniczego podanych w protokole) oraz rocznego sprawozdania F-gazowego (BDS). Przypomnienia o przeglądzie i kontroli wysyłamy 30 i 7 dni przed terminem, o sprawozdaniu BDS — 1 i 21 lutego.

Przypomnienia nigdy nie włączają się same. Zgodę wyrażasz wprost — zaznaczając przełącznik w zakładce „Moje" albo odpowiadając twierdząco na propozycję w czacie. Wiadomości wysyłamy wyłącznie na adres e-mail Twojego konta; w rozmowie nie zbieramy do tego celu żadnego innego adresu.

Co zapisujemy w związku z przypomnieniami: stan zgody dla każdego terminu wraz z datą i miejscem jej wyrażenia (czat albo zakładka „Moje"), daty wysłanych przypomnień (żeby nie wysyłać ich podwójnie) oraz techniczny kod umożliwiający wypisanie się z linku w wiadomości. Wyłączenie zgody zapisujemy z datą — to ślad, że prośbę zrealizowaliśmy.

Wypisać się możesz w każdej chwili, jednym krokiem: klikając link „Wyłącz wszystkie przypomnienia" obecny w każdej wiadomości (działa bez logowania), przełącznikiem w zakładce „Moje" albo pisząc w czacie „wypisz mnie". Brak zgody oznacza brak jakichkolwiek wysyłek.

Przypomnienia mają charakter informacyjny — nie wypełniamy za Ciebie sprawozdań ani nie wykonujemy przeglądów. Nie łączymy tej zgody z żadną inną i nie wykorzystujemy jej do marketingu.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO — Twoja zgoda oraz usługa, o którą prosisz.

Pamięć rozmów

Jeśli masz konto, agent zapamiętuje między rozmowami zwięzłe ustalenia techniczne (urządzenie, problem, rozwiązanie — bez danych osobowych), żeby kolejna rozmowa mogła zacząć się tam, gdzie skończyła poprzednia. Możesz to wyłączyć w każdej chwili, pisząc w czacie „wyłącz pamięć" — zapisane ustalenia są wtedy natychmiast kasowane; znikają też razem z kontem.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — usługa konta, o którą prosisz; dane przechowywane w regionie Unii Europejskiej.

Przycisk „Wypróbuj Agenta Ofertowego"

Jeśli w niego klikniesz, zapiszemy zgłoszenie z danymi Twojego konta (adres e-mail, imię) — po to, byśmy mogli skontaktować się z Tobą w sprawie tego produktu — oraz nadamy Twojemu kontu dostęp do jego wersji demonstracyjnej. Zgodę na kontakt możesz wycofać w każdej chwili, pisząc na adres wskazany w tej polityce.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO — Twoja zgoda wyrażona kliknięciem oraz usługa dostępu do wersji demonstracyjnej, o którą prosisz.

5. Jak długo przechowujemy dane

Po tym czasie dane usuwane są automatycznie.

6. Komu powierzamy dane

Korzystamy z usług podmiotów przetwarzających dane na nasze zlecenie:

• Google Cloud (Google Ireland Limited) — hosting aplikacji i baza danych; dane przechowywane w regionie Unii Europejskiej.
• Google Cloud Vertex AI — model językowy generujący odpowiedzi; treści rozmów nie służą do trenowania modeli.
• Postmark — wysyłka wiadomości e-mail.
• Google / Microsoft — wyłącznie uwierzytelnienie przy opcjonalnym logowaniu; od dostawcy otrzymujemy tylko dane profilu opisane w sekcji 4.

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich do celów reklamowych podmiotom trzecim.

7. Twoje prawa

Masz prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Zgodę (np. na kontakt po przesłaniu rozmowy) możesz wycofać w dowolnym momencie — wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Zgody na przypomnienia wyłączysz też samodzielnie — linkiem w każdej wiadomości, w zakładce „Moje" albo prośbą w czacie. Usunięcie konta instalatora obejmuje także przypisane do niego rozmowy i protokoły. W sprawach danych napisz na kris@cogitusai.com.

Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

8. Zautomatyzowane decyzje

Odpowiedzi generuje model językowy na podstawie dokumentacji producentów. Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne ani istotnie wpływających na Twoją sytuację. Odpowiedzi mają charakter informacyjny — decyzje techniczne podejmujesz samodzielnie, zgodnie z instrukcją producenta i posiadanymi uprawnieniami.

9. Zmiany polityki

O istotnych zmianach informujemy, aktualizując datę na górze tej strony.